Bir işi yaparken para kazanmak istiyorsanız üretken olmak zorundasınız. Fakat optimal üretkenlik düzeyini yakalamaya çalışırken çalışanlar ve yöneticiler genellikle kendilerine yeterince zaman ayıramazlar. Çünkü iş dışı aktivitelerin çoğu saatlerce zaman gerekmektedir. Öyleyse hem aktivitelere zaman ayırıp hem de iş verimliliğini artırmak nasıl mümkün olacak?
Çalışanları motive etmeye çalışırken karşılaşılan en zor şey, herkesi içeren bir sistem kurmaktır. Örneğin; panoya asmış olduğunuz bir “Ayın Çalışanı” afişi herkesle ilgili değildir ve yeterince motivasyon sağlamaz.
Personelinizin en uygun alışkanlıkları kendileri için bulmalarını sağlamak biraz zaman alacaktır, fakat bu alışkanlıkları edindikleri zaman verimlilikleri de artacaktır. Herkes aynı kitapta ve aynı sayfada olduğu zaman en küçük değişiklikler bile önemli sonuçlar doğurabilir. Küçük işletmelerin verimlilik oranlarının bu kadar yüksek olma sebebi de budur.
Haberimizin geri kalanında iş verimliliğinizi nasıl artırabileceğinizi anlatacağız. İşte verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilecek en basit 11 alışkanlık:
- Çoklu Görevlerden Uzak Durun
Araştırmalara göre bir kişi birden fazla görevi aynı anda yapmaya çalışıyorsa üretkenliğinin %40’ını kaybediyor. Aynı anda birden fazla işi aradan çıkartmak kulağa hoş geliyor olsa da araştırmalar bunun olumsuz bir durum olduğunu ortaya koyuyor.
Zihni sadece bir göreve odaklamak belirli bir işi tamamlamaya çalışırken hata yapma riskinizi azaltır ve daha hızlı sonuç almanızı sağlar. Bu, tüm çoklu görevlerin iptal edilmesi gerektiği anlamına gelmiyor. Hatta bazı görevleri birlikte yapmak daha iyi bile olabilir. Fakat yine de bir kişiye birden fazla görev vermek genellikle olumsuz sonuçlar ve aşırı stres doğurur.
- Fitness ve Egzersize Teşvik Edin
Egzersizler, sadece kilo vermenize yarayan ya da plajlarda iyi görünmenizi sağlayan etkinlikler değildir. Egzersizler aynı zamanda beyin gücünü de artırır. Araştırmaların birçoğu fitness ve egzersizin; sağlığı, zindeliği, hafızayı ve mantıksal düşünceyi geliştirdiğini göstermektedir. Yani düzenli bir egzersiz hayatı, zihninizin günlük görevlerinize daha iyi odaklanmasını sağlar.
Egzersizin bir diğer önemli faydası da özellikle stresi azaltıyor olması. Bunun yanında ayrıca düzenli egzersizlerle gün boyu daha dayanıklı olursunuz. Bu yüzden birçok insan sabahın erken saatlerinde egzersiz yapıyor ve bunun sonucunda da hem fiziksel hem de zihinsel olarak güne daha hazır oluyor.
Egzersizler için en uygun zaman sabahlardır. Fakat standart bir çalışma gününüzde de küçük “egzersiz molası” vermelisiniz.
- Bildirimlerden Uzak Durun
Dikkat dağınıklığına neden olabilecek binlerce şey var. E-postalar, telefon görüşmeleri, sms’ler ve hatta sosyal medya bildirimleri dikkat dağınıklıklarına neden olur ve bunun sonucu olarak da üretkenlik olumsuz etkilenir. Araştırmalara göre bu tarz sebeplerden dolayı dikkati dağılan çalışanlar günde 56 dakikalık bir verimlilik kaybına neden oluyor.
Bir iş gününüzü tüm bu dikkat dağıtıcı şeylerden uzak durarak geçirin. Bu tarz bildirimler ve etkileşimler mesai saatlerinizin dışında da incelenebilir. Acil durumların dışında unutmayın ki siz bir çalışansınız ve Twitter’da olup bitenler yerine işinize odaklanmalısınız.
Zamanınızı planlarken dikkatli olun. E-postalarınızı yanıtlarken ve telefon görüşmelerinizi yaparken işinize zarar vermediklerinden emin olun. Böylelikle iş yerinizde herhangi bir üretkenlik ödünü vermemiş olursunuz.
- “Yeşil” Çalışma Alanı Yaratın
Bitkiler bir odaya renk katmaktan çok daha fazlasını yapar. Araştırmalara göre çalışma ortamlarında bulunan bitkiler çalışanların düşünme yeteneğini %26 oranında artırıyor. Bu maddemizde “Çalışma ortamınızı Amazon Ormanları’na çevirin.” demiyoruz, fakat biraz yeşillik ekleyerek kesinlikle üretkenliğinizi etkileyebilirsiniz.
Dikkate almanız gereken diğer unsurlardan biri de uyku kalitenizdir. Bitkiler sayesinde insanlar daha kaliteli bir uyku hayatına sahip oluyor. Kaliteli bir uyku ve ofisteki üst düzey hava kalitesine neden olan bitkiler sayesinde çalışanların genel stresi azalır ve daha fazla odaklanarak daha verimli çalışır.
Ofisinizin yeşil olması tek başına yeterli değil, aynı zamanda geniş ve açık pencerelere sahip olmak da oldukça önemli. Her şeyin olduğu gibi ışığın da doğalı insan sağlığı için daha faydalıdır.
Daha doğal bir izlemin yaratmak adına minyatür fıskiyeleri de ofisinizde bulundurabilirsiniz. Düzenli akan suyun sesi de stresinizi azaltarak daha üretken olmanızı sağlar.
- Acele Etmeyin
Bir görevi yaparken en başta doğru bir şekilde hazırlamak, geriye dönüp hataları düzeltmekten çok daha iyidir. Bu yüzden işinizi bitirmek için acele etmeyin ve görevinizi odaklanarak yerine getirin. Böylelikle daha başarılı olması için daha dikkatli olursunuz ve bir şeylerin yanlış yapılma olasılığını azaltırsınız.
Bir projeyi bitirdikten sonra hatayı bulmak için çabalamak ve geriye dönerek o hatayı düzeltmek çok daha büyük zaman kaybıdır. Tabii ki birçok projeyi zamanında bitirip teslim etmeniz gerekiyor, fakat bu üstün körü yapmanız gerektiği anlamına gelmez.
Bilgisayarınızı tamir etmesi için bir bilgisayarcıya verdiğinizi varsayın, bilgisayarınızı yarım saat içinde size geri veriyor ve yerine takılmamış birkaç ekstra vida daha veriyor. Ne kadar güvenebilirsiniz?
Hızlı olmak, etkili olmak anlamına gelmez. Gerekirse daha yavaş olarak daha etkili bir iş çıkarmalısınız.
- Daha Az Toplantı Düzenleyin
Toplantılar genellikle bilgilendirici olsa da üretkenlik söz konusu olduğu zaman zaman kaybına dönüşüyorlar. Toplantı esnasında orada olan hiç kimse işini yapamıyor. Yine de sık sık toplantılar yapmanız gerekiyorsa çeşitli teknolojiler ile bunu gerçekleştirmeniz mümkün.
Örneğin; çalışanların kendi kişisel zamanlarında okuyabilecekleri bilgileri içeren iş amaçlı bir WordPress web sitesi oluşturabilirsiniz. Ya da eksiksiz bir toplantı yapmak yerine bilgilerinizi Slideshare gibi bir sunum platformunda paylaşabilirsiniz.
Mutlaka toplantılar düzenlemeniz gerekecek, kabul ediyoruz. Fakat üretim sürecinizin büyük bir parçası olmalarına gerek yok.
- İşinizi Bitirmek İçin Tarihler Belirleyin
İşinizin belirli bir zaman kısıtlaması olmasa bile kendinize bir tarih sınırı belirlemeniz oldukça kullanışlı olabilir. Fakat tarih belirlerken de dikkatli olmanız gereken noktalar var.
Örneğin; teslim tarihinizi sizi strese sokmayacak şekilde belirlemelisiniz. 2 saatlik bir çalışmayı 45 dakikaya sığdırmayı denemek gereksiz baskıya ve bol bol hataya neden olabilir. Bunun dışında sizi aşırı rahatlatacak bir teslim tarihi de seçmemelisiniz. Eğer seçerseniz başlamak ya da çalışmak için kendinizi erteleyip durursunuz.
Zaman sınırının en kötü yanı ona bağlı kalmaktır. Birçok kişi bu sınırlara bağlı kalamıyor. Bunun bir sonucu olarak da üretkenlik olumsuz etkileniyor. Bu konuda daha başarılı olabilmek adına belirlediğiniz tarihte işinizi bitirince kendinize bir ödül verebilirsiniz.
- Görevlerinizi Düzenli Olarak Takip Edin
Görevlerinizi düzenli olarak takip ettiğiniz zaman bir işi tamamladığınızda ne kadar zaman harcadığınızı görebilirsiniz. Bu gibi verileri toplayarak sizi yavaşlatan kısımları ve diğer sorunları belirleyebilir ve üretkenliğinizi etkileyen faktörleri tespit edebilirsiniz.
Takip işlemlerinizi bir e-tablo üzerinden yapmanız iş yükü ortalamanızı ve ortalama tamamlama sürelerinizi görebildiğiniz için oldukça yararlıdır. Bu maddemiz özellikle küçük işletme sahipleri ve freelancerlar için oldukça yararlıdır. Düzenli olarak veri girdiğiniz bir e-tabloya bakarak müşterilerinize belirli bir işi ne zaman tamamlayabileceğiniz konusunda daha doğru tarihler verebilirsiniz.
- Düzenli Molalar Verin
Araştırmalara göre insanlar her 90 dakikada bir fizyolojik olarak yoruluyorlar ve molalara ihtiyaç duyuyorlar. Dolayısıyla geleneksel olarak kullanılan 2 saatlik çalışma süreleri ve sonrasında verilen molalar üretkenliği olumsuz etkiliyor.
Bir mola ile bedene ve zihne biraz gevşemek için fırsat verilir. Zihninizin kendisini toplaması için biraz zaman verirseniz, emin olun bilgi sunmak konusunda daha başarılı olacaktır. Molalarda neler yapacağınız konusuna gelirsek, bu durum kişiden kişiye değişir. Herkesin yeniden şarj olmak için farklı ihtiyaçları olabilir. En sık kullanılan yöntemler; kısa bir yürüyüş ve egzersiz yapmaktır. Böylelikle beyine daha fazla oksijen gönderilir ve kan akışı hızlandırılır.
- Zorlu Görevlerin Zamanlamasına Dikkat Edin
Herkesin kafasının daha verimli çalıştığı zamanlar vardır. Bu gibi zamanlar en zorlu görevlerinizi yapmanız için size sunulmuş şanslardır. Araştırmalara göre günün hangi saatinin uygun olduğu kişiden kişiye göre değişmektedir. Kimileri sabahın erken saatlerinde son derece verimli olabiliyorken kimileri için de bu zaman öğle yemeğinden hemen sonrasıdır.
Zihinsel ve fiziksel olarak en uygun olduğunuz zamanı en zor işlerinize ayırmalısınız. Böylelikle daha stres sahibi olarak bu işleri daha verimli bir şekilde bitirebilirsiniz.
Böyle zamanlarda zor bir işinizi tamamlarsanız daha sonra bu iş için endişelenmenize gerek kalmaz. Eğer bu görevi yapmamış olursanız aklınızın bir yerinde hep kalacak ve günün geri kalanında hep strese sebep olacak.
- Düzenli Bir Çalışma Ortamı Yaratın
Birçok uzman tarafından bu konu en kilit noktalardan biri olarak görünüyor. Çalışma ortamınızı düzenli tutuyor olmanız hem gün boyu istediğiniz her şeyi anında bulmanızı sağlar hem de dikkatinizin sürekli dağılmasını önler. Çalışma alanınızın dağınık olması sadece size zarar vermekle kalmaz hatta çalışma alanınızın dağınık olması iş arkadaşlarınızın verimliliğini bile etkileyebilir.
Dağınık bir düzen şüphesiz verimliliği olumsuz etkiliyor. Gün boyunca verimli çalışmak için yeterli ve düzenli bir alana sahip olmalısınız. Bu yüzden her iş çıkışı 1-2 dakika ayırarak çalışma alanınızı temizleyin ve düzenleyin. Düzenli görünmek ayrıca daha profesyonel bir izlenim de verecektir.
Düzenli olmak para tasarrufuna da neden olabilir. Kaybettiğinizi düşündüğünüz şeylerin yenisini almak yerine kolaylıkla çalışma alanınızda olabilirsiniz.
Verimlilik ve Kâr Doğru Orantılıdır
İster bir restoran yönetin ister bir blog yazarı olun. Hiç fark etmez 2 sektör için de yukarıdaki alışkanlıkları kullanarak verimliliği artırabilirsiniz. Buna bağlı olarak da daha yüksek karlılık oranına sahip olduğunuzu gözlemleyeceksiniz.